Jak przygotować dokument do tłumaczenia przysięgłego?
Prawidłowe przygotowanie dokumentu do tłumaczenia przysięgłego ma bezpośredni wpływ na czas realizacji, koszt usługi oraz poprawność sporządzonego tłumaczenia. W praktyce wiele opóźnień i nieporozumień wynika nie z samego procesu tłumaczenia, lecz z jakości materiałów przekazywanych tłumaczowi. W przypadku tłumaczeń przysięgłych, które mają zostać przedłożone w urzędach, sądach czy innych instytucjach, szczególne znaczenie ma czytelność dokumentu oraz sposób jego przekazania.
Skan czy zdjęcie dokumentu – co jest lepsze?
Najlepszą formą przekazania dokumentu do tłumaczenia przysięgłego jest wyraźny, kolorowy skan w dobrej rozdzielczości, który zawiera wszystkie strony dokumentu w poprawnej kolejności. Skan pozwala na wierne odczytanie wszystkich elementów dokumentu: pieczęci, podpisów, dopisków odręcznych, numerów seryjnych czy znaków graficznych. Jeśli nie ma możliwości wykonania skanu, dopuszczalne jest przesłanie zdjęcia, pod warunkiem że jest ono ostre, wykonane na wprost, bez cieni, zagięć i uciętych fragmentów.
Niewyraźne fotografie, zdjęcia robione pod kątem lub przy słabym oświetleniu często uniemożliwiają prawidłowe odczytanie treści, co może skutkować koniecznością ponownego przesłania dokumentów i wydłużeniem terminu realizacji.
Dlaczego czytelność dokumentu jest tak istotna?
Tłumacz przysięgły ma obowiązek wiernie odzwierciedlić treść dokumentu źródłowego. Oznacza to, że tłumaczenie powstaje dokładnie na podstawie tego, co widnieje na dokumencie nawet jeśli zawiera on błędy, skreślenia czy odręczne adnotacje. Jeżeli jakikolwiek fragment jest nieczytelny, tłumacz nie może się domyślać jego treści. W takiej sytuacji konieczny jest kontakt z klientem i ponowne dostarczenie lepszej jakości materiału.
Warto zwrócić uwagę, aby dokument był w całości widoczny razem z marginesami, pieczęciami i wszystkimi elementami graficznymi. Ucięcie fragmentu strony, nawet pozornie nieistotnego, może mieć znaczenie formalne.
Czy trzeba dostarczyć oryginał dokumentu?
W wielu przypadkach do wyceny i rozpoczęcia pracy wystarczający jest skan lub zdjęcie dokumentu. Należy jednak pamiętać, że w klauzuli poświadczenia tłumacz wskazuje, na podstawie jakiej formy dokumentu wykonano tłumaczenie. Dlatego przy odbiorze tłumaczenia, w większości przypadków, konieczne jest posiadanie przy sobie oryginału dokumentu, aby tłumacz mógł poświadczyć zgodność tłumaczenia z oryginałem, jeżeli wymaga tego instytucja, w której dokument będzie przedkładany.
To właśnie przy weryfikacji na miejscu może okazać się, że nie wszystkie strony dokumentu zostały przesłane do tłumaczenia lub różni się kolejność stron w dokumencie. Istotne są wszystkie treści trwałe, które zawiera dokument – m.in. dodatkowe pieczęcie bądź odręczne adnotacje, umieszczone na odwrocie. Może wydawać się, że nie są powiązane z treścią samego dokumentu, lecz często w praktyce urzędy wymagają, aby wszystko zostało przetłumaczone, żeby np. upewnić się czy dana dodatkowa pieczątka nie mówi o anulowaniu dokumentu.
W takim wypadku tłumacz musi poprawić treść tłumaczenia, aby była zgodna z oryginałem co może wydłużyć czas oczekiwania na miejscu bądź skutkować koniecznością zmiany terminu odbioru dokumentów i wydłużeniem terminu realizacji.
Jak przygotować dokument zawierający dane wrażliwe?
Dokumenty przekazywane do tłumaczenia przysięgłego bardzo często zawierają dane osobowe, numery identyfikacyjne, adresy, informacje o stanie cywilnym, majątkowym czy prawnym. Współpraca z tłumaczem przysięgłym daje gwarancję poufności, tłumacza obowiązuje tajemnica zawodowa.
Klienci, którzy szczególnie martwią się o bezpieczeństwo swoich danych bądź chcą przetłumaczyć dokumenty, zawierające dane poufne mogą osobiście dostarczyć oryginały do biura, po wcześniejszym umówieniu spotkania. W takim wypadku wycena jest możliwa na miejscu. Dokumenty można również przesłać za pomocą zaufanego kanału komunikacji np. e-mail.
O czym jeszcze warto pamiętać przed wysłaniem dokumentów?
Przed przesłaniem dokumentów warto sprawdzić, czy:
- wszystkie strony dokumentu zostały zeskanowane lub sfotografowane w poprawnej kolejności,
- treść jest wyraźna i czytelna,
- dokument nie jest zasłonięty palcem, cieniem ani zagięciem,
- widoczne są pieczęcie, podpisy i wszelkie adnotacje.
Starannie przygotowany materiał pozwala tłumaczowi szybko dokonać wyceny, sprawnie wykonać tłumaczenie i uniknąć dodatkowych pytań w trakcie realizacji.
Odpowiednie przygotowanie dokumentu do tłumaczenia przysięgłego to prosty krok, który znacząco usprawnia cały proces i pozwala uniknąć niepotrzebnych opóźnień. Dzięki temu tłumaczenie może zostać wykonane sprawnie, poprawnie i zgodnie z wymogami formalnymi instytucji, do których dokument będzie składany.
Skontaktuj się
- biuro@alinamistarz.pl
- 733-204-412
- www.alinamistarz.pl
